フリーランス・独立

【初心者フリーランス向け】請求書の発行は簡単&注意点

ボクは会社員時代に営業をしていたので、顧客に対して様々な書類を発行したことがあります。

  • 見積書
  • 領収書

最も多かったのがこの2つです。

ところが経理の仕事には携わったことがなかったため、これまで請求書は発行したことがありませんでした。

しかしフリーランスになって実際に発行してみると、非常に簡単なものでした。

そこで今回は、フリーランス初心者に向けた請求書の発行と注意するべきポイントについてお話したいと思います。

なぜフリーランスには請求書が必要なのか?

フリーランスになるということは、全ての仕事を一人で行う必要があります。

  1. 商品を作って販売する
  2. 顧客を獲得する
  3. 商品を納品する
  4. 請求書を発行する

なぜ最後に請求書を発行するのかといえば、納品に対して代金の支払いを請求するからです。

『請求書を送るのなんてめんどうだ!』

このように思われる方もいるかもしれませんが、請求書は最も大事な書類と言っても過言ではありません。

請求書を送らないと代金を支払ってもらえないため、こちらとしては必ず送る必要があります。

請求書はあくまでも単に代金の振り込みを依頼するだけのものです。

そのため相手が振り込みという行動を取ってくれない限り、こちらの口座に入金されることはありません。

ですので必ず支払い期日には、実際に支払いがあったかどうか必ず確認する必要があります。

もし期日までに入金されていなければ、すぐに顧客に連絡して入金してもらうように促す必要があります。

  1. 請求書を作成して送付する
  2. 期日までに振込されているか確認する
  3. 振込されていなければ連絡して催促する

ここまで全てフリーランスの仕事の一部です。

ちなみにボクは独立してから代金を支払ってもらえなかったことは一度もないため、売掛金は今のところ0円です。

そのポイントについては以下の記事で解説しています。

フリーランスが報酬の未払金を溜めないようにする3つのコツフリーランスになることは、常にお金の不安との闘いと言っても過言ではありません。 https://jj-milky.com/free...

お金の流れは常に意識しておかないと、貯金がなくなってしまう恐れもあるため、入金までが仕事であると認識して取り組むようにすると良いと思います。

請求書の作成はとても簡単!

会社に所属していると仕事は分業で行われているため、経理以外は請求書を発行する機会がありません。

でも実際には請求書の発行はとても簡単です!

ボクの場合には、ネット上で見つけたテンプレートを少し修正して使っています。

ネット上にはいくつものテンプレートがありますが、最低限記載してあればデザインは問題ではありません。

記載しなければいけないのは、以下の項目です。

  • 請求書を発行した日付
  • 相手先の社名(担当者名はいらない)
  • 自分の屋号・住所・電話番号(できれば印鑑も)
  • 金額と項目
  • 振込先(普通 or 当座もしっかり書く)
  • 支払い期日

どのテンプレートを使っても、これらの項目を記入する欄が必ず設けられてあるはずです。

そして実際にこれらの項目が入った請求書は以下のようになります。(見本です)

あとは必要があれば自分で少し修正すればそれで十分だと思います。

請求書はいつ発行するのか?

請求書はいつ発行するべきなのかですが、基本的にこの日に発行しなければいけないという決まりはありません。

強いて言うなら、支払日が大きく関係してきます。

最も多い支払日が、月末締めの翌末払いです。

おそらく日本の企業で最も多い支払い形態ではないでしょうか。

例えば6月9日に納品したとします。

  • 月末締め→6月30日に全ての支払いをまとめる
  • 翌末払い→6月30日までの分を7月31日に支払う

『月末締めの翌末払い』はこういう意味になります。

そして月末締め・翌末払いの場合には6月9日に納品後、6月末までに請求書をお送りすれば大丈夫です。

また顧客が店舗や小規模企業であれば、月末締め・翌末払いではなく、納品後すぐに支払ってもらえることも多いです。

そのときは納品時に請求書も一緒にお送りすれば良いと思います。

あまりにも遅いと支払ってもらえなくなってしまうので、少し余裕を持ってお送りすると良いでしょう。

請求書のテンプレートを修正した方が良い点

請求書は決まったフォーマットというのは特にありません。

ですので自分仕様で変えたい部分があれば、テンプレートの一部を修正した方が簡単です。

ただ理想とすると言っても、デザイン性の問題ではありません。

ボクの場合こだわっているのは、文字の大きさです。

  1. 振込先(金融機関の口座番号)
  2. 支払い期日

特にこの2つはなるべく大きめに記載するようにしています。

振込先は口座番号など字が小さいと顧客が間違ってしまう可能性があります。

支払い期日は絶対に守ってもらうためにわざと大きめにしています。

もし請求書を自分で作成するのであれば、この2点はなるべく強調した方が良いでしょう。

振込手数料は必ず支払ってもらう

あと請求書で大事な記載は、振込手数料を支払ってもらうことです。

必ず請求書の振込先の近くに小さくでも良いので、

『振込手数料は御社負担でお願い申し上げます』

この一文は振込先の近くに必ず記載した方が良いです。

なぜならこれを記載しないと、必ず振込手数料を引いて振込してくる人がいるからです。

振込手数料と言っても200円〜400円程度ですが、勝手に引かれるとこちらとしてはイヤなものです。

また勝手に引かれたからと言って、たった200円を顧客に請求することもできません。

ですので塵も積もれば山となるので、一文記載しておくことはおすすめです。

最後に

フリーランスにとって請求書は入金してもらうために必要になってきます。

ですので独立する前に、必ず準備しなければいけないものの一つです。

ただし請求書は、ネット上のテンプレートを使えば簡単に作成できます。

あとは送付した後、期日にしっかりと入金されているのかを毎回確認することが必要です。