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【メールでの対応】わざと遅く送った方が良い場合もある

フリーランスとして仕事をしていると、顧客や取引先などとメールをする機会が多くあります。

やり取りに時間を取られないメールはとても便利です。

そしてメールをいただくとなるべく早く返信しているのですが、場合によってはわざと時間を遅らせて送る場合もあります。

そこで今回は、メールでの対応でわざと遅く送った方が良い場合もあるということについて説明していきたいと思います。

【メールでの対応】わざと遅く送った方が良い場合もある

ボクがメールを活用するのはほとんどが顧客対応です。

実際には以下のようなケースがあります。

  • お問い合わせ対応
  • デザインの校正
  • 見積書の送付
  • アポイントの調整など

急ぎの場合には電話も使用しますが、基本的にはメールを使って対応しています。

そして相手からメールをもらえれば、気づいたときになるべく早く返信するようにしています。

しかし必ずしも気づいたときに返信するとは限らず、時にはわざと遅らせるときもあります。

ボクがメールを送ることをわざと遅らせるのは主に以下のような場合です。

メールの回数を減らしたい顧客がいたとき

これは特にデザインの校正回数が多いときに行っています。

顧客から仕事の依頼をされたあとは、主にこのような流れで作業を行います。

  1. 顧客と打ち合わせを行う
  2. デザインの叩き台を作る(初稿)
  3. デザインを送って確認してもらう
  4. 間違っているところを修正してもらう

このデザインを送って間違いを直してもらうことを校正と言います。

ところが顧客からの修正が毎回一つずつしか返ってこず、やり取り回数があまりにも多くなってしまうことがあります。

こちらとしてはまとめて修正をして欲しいし、できれば1回で校正を終わらせたいと考えています。

なぜなら早く抱えている仕事を終わらせて現金化したいからです。

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メールの回数が多い=時間のムダ

フリーランスにとって時間は貴重な資源です。

ところが修正が多いと、1日に3回も4回も顧客とメールでのやり取りをしなければいけなくなることがあります。

こういうときにはわざと返信を遅らせることがあります。

これには以下のメリットがあります。

  1. 相手からの修正回数を減らす効果があるから
  2. 頑張って修正している効果を出せるから

修正回数を減らすことができれば、時間のムダをなるべく減らすことができます。

例えば〆切が3日後に迫っている場合、あまりにも修正回数が多いとこちらも対応できないときがあります。

そういうときにはお昼頃に修正をもらっても、わざと深夜まで返さなかったりすると、必然的に修正のできる回数が減ることになります。

ちなみにこれを防ぐためによくあるのが、修正回数に制限することです。

実際にデザイン会社などではよく行われています。

しかしこれは顧客目線で考えると、決して良いサービスとは言えません。

強制的にこちらの作業は楽になるものの、できることなら良いものを提供したいと考えています。

基本はどんなに遅くても24時間以内に送る

返信を遅らせるとは言っても、基本的にメールは24時間以内には返すようにしています。

なぜなら相手がメールしてから24時間以上経過すると、相手は無視されていると感じてしまう可能性があるからです。

基本的にメール対応が遅いのは相手の印象を悪くすることになり、場合によっては仕事ができないレッテルを貼られてしまう可能性もあります。

それはつまり今後の仕事の依頼にもつながってくるということです。

しかし24時間以内であれば、こちらがどれだけ遅らせても相手から『返信が遅い』と文句を言われることはありません。

なぜなら相手もメールは忙しいときにはすぐに返信できないことも理解しているからです。

ですのでボクはなるべくデザインの修正はその日のうちに返すようにしています。

もしその日のうちに修正を返せないときには、必ずその旨を24時間以内にメールで伝えるようにしています。

もちろん顧客からのメールは24時間以上過ぎることもありますし、場合によっては返信すら来ないこともあります。

しかしお金をいただくボクと支払う顧客とでは立場が違うため、こちらとしては必ず何かしら返信をするべきです。

メール対応というと仕事上小さなことのように感じてしまいますが、コミュニケーションツールとしては非常に重要です。

ボクはメール一つで相手からの印象が決まってしまうとも考えているため、なるべく早く丁寧に返信することを心がけています。

最後に

メールでの対応は、すぐに送れないときがあるのは仕方がないとしても、基本的には24時間以内に送るべきです。

しかし相手からの修正回数が多いなどの場合によっては、返信を24時間以内ギリギリまで送らないこともあります。

メールはすぐに返した方が良いものの、早ければ早い方が良いとは思いません。

時と場合に応じて、考えながら対応を変えていけば良いと思います。