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仕事上の電話でのコミュニケーション力を上げる3つの方法

最近では仕事の連絡手段として以下のツールがよく使われます。

  • メール
  • LINE
  • グループチャット

確かにこれらのツールがよく使われるようになっています。

ボクはこれまで営業の仕事をしてきたので、これらのツール以外にも電話を使う機会がとても多くありました。

今でも一度に多くのことを伝えたいときなどには、電話を使うこともよくあります。

そこで今回は、仕事上の電話でのコミュニケーション力を上げる方法についてお伝えしたいと思います。

仕事上の電話でのコミュニケーション力を上げる方法

電話を使うケースは以下のような場面があります。

  • 顧客とのやり取り
  • スタッフとの連絡
  • 営業・テレアポ

仕事で電話を使う以上、どの場面であってもコミュニケーション力は必要です。

そこで大事になってくるのが相手を気遣う心掛けです。

この気持ちがあるかどうかで、電話を受けた側の印象も大きく違ってきます。

そこでボクが思う、電話でのコミュニケーション力を上げる方法は以下の3つです。

  1. 話す前に要点をまとめておく
  2. 必要以上にゆっくり話すように意識する
  3. 電話をかける時間を気にする

それでは順番に説明していきます。

方法1:話す前に要点をまとめておく

まず電話がメールやLINEよりも優れている点は、短い時間でより多くの情報量を伝えることができることです。

文章にするよりも言葉で直接伝える方が、相手に伝えたい情報量が多いときには簡単です。

しかしここで注意するべき点があります。

仕事での電話は長時間話すことができないこと

プライベートな電話と違い、仕事の場合はあくまでも伝達手段の一つに過ぎません。

ムダ話で多くの時間を割いているヒマはありません。

「ところで結局何が言いたいの?」

このように思われては相手に不快感を与えかねません。

そのため電話で端的に話をするためには、事前に話す内容をまとめておく必要があります。

  • 顧客とのやり取り
  • スタッフとの連絡
  • 営業・テレアポ

どのようなケースでも共通して言えるのが、短い時間で話をするほど、相手に要点が伝わる可能性が高くなります。

なぜなら長く話をすればするほど、一度に相手にたくさんの情報を伝えてしまうことになるからです。

そのため特に大事な電話の場合、かける前に簡単にでも一度頭の中を整理しておくと良いかもしれません。

事前に要点をまとめて端的に話すようにする

方法2:必要以上にゆっくり話すように意識する

ボクは普段非常に早口で話をしてしまいます。

しかもそれほど滑舌が良いわけでもありませんので、ときに相手から「え?」って言われることもあります。

もしこれが電話だと、普段以上に相手にストレスを与えてしまうことになってしまいます。

なぜなら電話では日常的に話す会話よりも非常に聞き取りにくいからです。

ですのでボクが電話をするときには、必ず次のことを意識しています。

『必要以上にゆっくり話すこと』

この『必要以上に』というのがポイントです。

自分で話していて、「これだと遅いかな?」くらいで案外ちょうどいいスピードです。

「それだと逆に会話のスピードが遅過ぎて、相手にストレスを与えてしまうのでは?」

このように思う方もいるかもしれません。

電話は会って直接話すときと比べて非常に聞き取りにくいです。

そのためちょっとしたことで相手に余計なストレスを与えてしまいます。

滑舌が悪い方でも、普段の口調よりもゆっくり話すように意識することで、相手にとってはスムーズに聞き取ることができます。

方法3:電話をかける時間を気にする

電話にはメールやLINEと比べて異なるメリットがあります。

  • 一度に多くの情報を相手に伝えることができる
  • 短時間で双方向のコミュニケーションが可能
  • 相手の声によって感情を感じ取ることができる

一方で電話のデメリットは、相手の時間をその場で奪うことになることです。

メールやLINEであれば、相手はヒマなときなど好きな時間にチェックすることができます。

しかし電話であれば、その場で相手は出る必要があります。

そのため電話では、かける時間をなるべく相手に合わせる必要があります。

特に相手が顧客であれば細心の注意を払う必要があります。

電話の相手によって手が空いている時間帯が変わってきます。

  • 企業の会社員→9時〜17時の業務時間中
  • 飲食店→14時〜17時
  • 美容院→営業時間後

ただしこれらはあくまでも、一般的に相手が手の空いている時間である可能性が高いというだけです。

必ずしもこの時間帯に電話をかけていいというわけではありません。

そのため相手が電話に出たときにはまず一言添える必要があります。

「今お電話よろしいですか?」

たったこれだけでも相手の印象が違ってきます。

電話は相手の時間を奪うことになるので、気遣いながらかけなければいけません。

最後に

電話でのコミニュケーション力は、これら3つの方法を意識するだけでかなり違ってきます。

大事なことは、相手の時間を奪っていることを意識して気遣いをすることです。

電話はちょっとしたことで相手に不快感を与えてしまいかねません。

できる限り相手の立場に立って電話をすることが重要です。